Решил я вновь вернуться к вопросу организации мероприятий по ИБ; с точки зрения спикера и участника. Уровень мероприятий за последние несколько лет вырос, но все равно — от организатора к организатору ситуация может меняться и не всегда мероприятие организуется на должном уровне, что портит итоговое впечатление. Один из таких моментов — работа со спикерами и участниками.
Мне достаточно часто приходится выступать и я заметил, что нередко организаторы «забивают болт» на то, чтобы сообщить спикерам и участникам важные для них моменты. Хорошей практикой является подготовка специальной памятки, в которой все вопросы учтены и на них даны полные ответы. Что лично мне бы хотелось видеть в такой памятке? Сразу отмечу, что писать буду только о том, о чем я еще не писал:
- про памятку модератору я писал тут и тут.
- про обязательные элементы мероприятия, о которых стоит упомянуть в памятке для спикера, написано тут.
- про райдер спикера, об элементах которого также стоит упомянуть в памятке, написано тут.
Вот краткое перечисление интересующих меня и ранее неучтенных вопросов:
- Место проведения мероприятия
- Адрес и карта
- Как добраться на общественном (включая дорогу пешком от метро или иной остановки) и личном автотранспорте?
- Что с парковкой и сколько она стоит?
- Как добраться от железнодорожного вокзала (вокзалов) или аэропорта (аэропортов)? Это важный момент для иногородних спикеров и участников, которым нужно планировать свой маршрут и время на дорогу. Идеально, если в памятке будет телефон/телефоны недорогих такси с указанием стоимости проезда.
- Если речь идет об иногородних участниках и они будут проживать в гостинице, то к предыдущим двум пунктам добавляется часть связанная с дорогой до гостиницы и от гостиницы до места проведения мероприятия.
- Питание
- Все знают, что с питанием на многих мероприятиях бывает беда. Особенно на крупных выставках-конференциях. Хотелось бы понимать, где можно поесть в самом месте проведения мероприятия или в ближайшей округе.
- Достопримечательности
- Как это не парадоксально, но иногда хочется отвлечься от мероприятия и провести с пользой те редкие свободные часы, что выдаются до или после выступления. Поэтому идеально, если бы в памятку были включены достопримечательности в шаговой доступности от места проведения или проживания (с указанием их на карте). Для иногородних участников/спикеров это бывает очень полезно.
- Организационные вопросы
- Где отметить командировочное?
- Контакты организаторов для решения различных вопросов. Особенно важно для масштабных мероприятий.
- Брать с собой блокнот и ручку или выдадут на месте?
- Где по окончании мероприятия можно скачать презентации (если они будут доступны, о чем тоже стоит упомянуть) и фотографии?
- Когда начнется регистрация (если она предусмотрена)?
- Нужны ли для регистрации какие-нибудь документы (удостоверение личности и/или квитанция об оплате)?
- Интернет-освещение мероприятия
- Для лучшего освещения мероприятия (а многие спикеры и участники — активные Интернет-пользователи) стоит указать официальный хештег мероприятия. Он должен быть один!
- Зона курения.
- Сам не курю, но кого-то этот вопрос может волновать.
Вот как-то так. Не могу сказать, что открыл Америку, но иногда бывают неприятные сюрпризы, когда ты ждешь вполне очевидных и уже привычных вещей от организаторов, а они даже про них не подумали. Впечатление от этого снижается и организаторы не получают ту позитивную обратную связь, на которую могли бы рассчитывать. Именно мелочи часто формируют это впечатление. Также отмечу, что такие памятки — это не блажь спикера/участника. Они серьезно облегчают жизнь самих организаторов, которым не надо отвлекаться, чтобы по сто раз отвечать на типовые вопросы.
Одной из памяток, которая мне понравилась в последнее время, стала памятка для спикеров на BIS Summit 2015. А как участнику мне понравилась памятка SANS для слушателей курса по промышленной ИБ ICS515. В последней вообще порекомендовали взять свитер или кофту, так как в месте проведения обучения используется кондиционер, который может некомфортно охладить помещение. Они же порекомендовали использовать сумку/чемодан на колесиках, чтобы утащить после курса все учебники, симулятор CybatiWorks и другие объемные вещи.
 |
| Фрагмент памятки спикерам на BIS Summit 2015 |
ЗЫ. Очевидно, что для участников и спикеров должны быть разные памятки (но с пересекающимся контентом).
Полезные советы 🙂